Privacy beleid

Privacy-beleid geformuleerd in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming d.d. 25 mei 2018

Reden van het formuleren van ons privacy-beleid en AVG-hoofdlijnen

Het in werking treden van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) per 25 mei 2018 is reden voor de Salamandervereniging (hierna te noemen: “SV”) om zijn privacy-beleid te formuleren. De Verordening heeft als doel de bescherming van persoonsgegevens die door een persoon aan een organisatie worden toevertrouwd opdat deze organisatie kan functioneren. Deze bescherming heeft als kenmerk dat de eigenaar van de persoonsgegevens altijd ‘de baas’ van die gegevens is en blijft. Dit betekent het volgende: Hij¹ geeft een organisatie toestemming om zijn gegevens te gebruiken die de organisatie nodig heeft om te functioneren. Hij moet te allen tijde weten wie in de organisatie namens hem de baas is over zijn gegevens. Wanneer hij geen band meer heeft met de organisatie moet hij weten dat de organisatie zijn gegevens vernietigt tenzij de organisatie zijn gegevens wil behouden voor een ander doel. Voor dit andere doel dient hij ook toestemming te geven. Ook moet hij weten wat de organisatie doet wanneer zijn gegevens wegraken bij een lek of diefstal.

1) Lees voor hij ook zij of elk andere gewenste voornaamwoordelijke aanduiding.

Salamandervereniging privacy-beleid
Salamandervereniging
Gevestigd te Nijmegen
KvK: 09126981

Artikel 1

De SV heeft haar privacy-beleid geformuleerd en geïmplementeerd op basis van de AVG d.d. 25 mei 2018.

Artikel 2

Het beleid is voor ieder lid in te zien op de website van de SV.

Artikel 3

De SV gebruikt de persoonsgegevens voor de uitoefening van haar verenigingsdoelen: O.a. het bevorderen van onderzoek, kennisdeling, uitwisselen van dieren ten behoeve van de gehouden kweek, toesturen van het verenigingsblad.

Artikel 4

Het bestuur van de SV is verantwoordelijk voor de bescherming van persoonlijke gegevens van haar leden volgens de eisen daartoe gesteld in de AVG.

Artikel 5

Een nieuw SV-lid verleent schriftelijk of mondeling toestemming aan de SV zijn persoonsgegevens te gebruiken en te beschermen conform de eisen gesteld in de AVG.
5.1 Deze toestemmingsverklaring is vervat in de “Bijlage TOESTEMMING GEBRUIK PERSOONSGEGEVENS  bij het privacy-beleid van de Salamandervereniging.
Het betreft de persoonlijke gegevens:

• Achternaam
• Voorletters
• Roepnaam
• Adres
• Telefoon / mobiel nummer
• E-mail
• Bij de salamanderregistratie kan zijn naam als houder van zijn salamandersoorten worden opgenomen
• Geeft toestemming om bij het beëindigen van zijn lidmaatschap zijn persoonsgegevens te gebruiken voor het verenigingsarchief

5.2 Van een mondelinge opgave voor het gebruik van zijn persoonsgegevens krijgt betrokkene een schriftelijke bevestiging.

Artikel 6

Persoonsgegevens worden opgeslagen in het persoonsgegevensregister op een speciaal daartoe ingerichte beschermde server (Google Drive) die beheerd wordt door de penningmeester/ ledenadministrateur.

Andere documenten waar persoonsgegevens een onderdeel van zijn worden op dezelfde server opgeslagen. Dit betreft ook onze salamanderregistratie.

Een kopie van het persoonsgegevensregister berust bij de penningmeester/ ledenadministrateur.

Artikel 7

Het persoonsgegevensregister wordt beheerd door de penningmeester/ ledenadministrateur van de SV die de voorzitter en de secretaris van de SV tot het gebruik mandateert.

Artikel 8

Elk lid kan te allen tijde bij de penningmeester/ ledenadministrateur zijn persoonsgegevens inzien en laten corrigeren.

Artikel 9

Een ledenlijst staat op een afgeschermd gedeelte van de SV-website, waar verenigingsleden alleen op kunnen inloggen met een door de SV verstrekte persoonlijke inlognaam en wachtwoord.

Artikel 10

De SV biedt haar leden een discussieforum op een beveiligd gedeelte van de SV-website. Daarmee zijn naar persoonsgegevens te herleiden berichten, die door een SV-lid zelf op dit forum geplaatst worden alleen toegankelijk voor andere SV-leden met een door de SV verstrekte persoonlijke inlognaam en wachtwoord.

Artikel 11

Indien derden persoonsgegevens willen gebruiken kan dit alleen na expliciete toestemming van de leden en op basis van een overeenkomst gesloten tussen de SV en die derde partij.

Artikel 12

12.1 In geval van verdwijning van persoonsgegevens (‘persoonsgegevens-lekkage’) uit het SV- persoonsgegevensregister meldt de ontdekker dit direct aan (de overige leden van) het SV-bestuur. Tevens stelt het bestuur van de SV alles in het werk om verdere persoonsgegevens-lekkage en schade te voorkomen.

12.2 Van een persoonsgegevens-lekkage wordt een rapport opgesteld en in het SV-archief bewaard.

Artikel 13

Iedere betrokkene (SV-leden en SV-bestuursleden) heeft het recht heeft om bij (vermoeden van) het niet naleven van het door de SV geformuleerde privacy-beleid een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

 

Namens het bestuur, Tilburg 07 – 09 – 2019

Derk Oorburg, voorzitter.                                                                   Hugo Sengers, secretaris.

 

---

Bijlage bij het privacy-beleid van de Salamandervereniging

TOESTEMMING GEBRUIK PERSOONSGEGEVENS

1. Als lid van de Salamandervereniging verklaart hij kennis te hebben genomen van het privacy-beleid. Op grond daarvan geeft hij toestemming om de volgende gegevens in de ledenlijst en bij de salamander-registratie op het afgeschermde deel van de site van de vereniging op te nemen.

• Achternaam
• Voorletters
• Roepnaam
• Adres
• Nummer telefoon
• E-mail
• Bij de salamanderregistratie kan zijn naam als houder van zijn salamandersoorten worden opgenomen

2. Als lid van de Salamandervereniging geeft hij toestemming om bij het beëindigen van zijn lidmaatschap zijn persoonsgegevens te gebruiken ten behoeve van het verenigingsarchief.

Naam penningmeester/ ledenadministrateur: Ben Klück
Plaats en datum: Nijmegen, 09-30-2019